2023

Dagsorden

Lotte (formand, mor til William K.), Maja (næstformand, mor til Caroline og Jacob), Anja (kassér, mor til
Astrid N. og Kristian N.), Karina (mor til Victoria T.), Tina (mor til Rita), Tina (mor til Ida), Linda
(souschef) og Søren (konst. leder)

Afbud: Karina
Referent: Anja

1. Godkendelse af referater fra seneste bestyrelsesmøder – ordinært bestyrelsesmøde den 24.
januar og ekstraordinært bestyrelsesmøde den 27. februar 

Ad 1) I referat fra bestyrelsesmøde d. 24-01-23 foreslås følgende ændring vedr tilsyn: ”rigtig godt
tilsyn” ændres til ”udemærket tilsyn” – hvem ændrer dette?

Ad 2) Referat fra ekstraordinært bestyrlesesmøde d. 27-02-23 godkendes uden anmærkninger.

Ad 3) Det ønskes at referater fra bestyrelsesmøder er tilgængelige på hjemmesiden, gerne cirka ét år
tilbage. Tilsynsrapport skal også være tilgængelig her – dette er et lovkrav. Hjemmesiden er fortsat
uopdateret. Linda, Mette (kontor) og ny leder koordinerer sammen hvad der være tilgængeligt på
hjemmesiden. Mette (kontor) er ansvarlig for at opdatere efter henvisning.

2. Fast punkt: Nyt fra Krogården/Ledelsen
Herunder:
- Indtryk og refleksioner
- Mødeplaner og mødekoordinaton

Ad 1) Søren har fået fin og venlig modtagelse af alle (børn, forældre og personale). Søren vil være i
Krogårdens Børnehus mandag til torsdag ca. 2,5 time om dagen. Dette er meldt ud til
forældregruppen via Aula. Ledelsen oplever at en lille gruppe børn er påvirket efter en turbulent tid.
Linda og Mette samarbejder med TCBU og forældre ift. tage hånd om gruppen. Generelt opleves en
børnegruppe som trives. Søren er gjort opmærksom på vanskeligheder omkring aktivering af
børnegruppen udenfor. Overvejelser omkring hvorvidt en ly leder vil kunne gå ind i dette og være
med til at skabe et tilbud af organiserede udendørsaktiviteter.

Ad 2) Mette E. er blevet mødeplanskoordinator (laver vagtplaner, indkalder
vikarer, etc.). Der er ikke fast timeantal ugentligt. Overvejelser omkring
hvorvidt der skal italesættes princppper i forhold til mødestruktur - skal der fx
være en voksen på hver gruppe fra kl. 7.30-16? Principper udformes i et
samarbejde mellem leder, personale og bestyrelsen.

3. Fast punkt: Økonomi
Herunder:
- Budget og normering for 2023

Ad 1) I 2023 er der i gennemsnit 40 børn i børnehaven samt 15,75 børn i vuggestuen pr. mdr.
Krogårdens Børnehus er således normeret til 6,8 pædagoger, 3,6 medhjælpere og 0,5 PAU’er. Pt
således for lidt pædagoger og for mange medhjælpere. Efter ansættelse af 3 pædagoger (Stine,
Sabine og ny pæd.) er tallene i bedre balance. Der vil fortsat være et ”overskud” af pædagogtimer
(disse dækker Louises barsel).

Ad 2) Susanne har 25 timer til madlavning/køkken ugentlig. De resterende 9 timer tages fra
normeringen. Overvejelser omkring hvorvidt Susanne igen kan have 2-3 børn med i køkkenet dagligt
– dels grundet læring og dels at hjælpe til på stuerne. Linda undersøger muligheden for dette.

Ad 3) VK har meddelt at underskud fra 2022 slettes ved ansættelse af ny leder.

Ad 4) Der står 9783,40 på bestyrelsen konto. Linda og Mette må gerne sige til, hvis de tænker vi kan
indkøbe noget som kan gavne børnene i Krogårdens Børnehus.

4. Personalesituation
Herunder:
- Nye medarbejdere fremadrettet (pædagoger, medhjælpere, pæd. assistenter…)
- Ingen studerende pr. 1/6
- Ansættelse af ny leder (modtagelse, hvad skal der arbejdes med på hhv. kort og langt sigt…)
- Branding af Krogården (narrativ strategi, fortælling om Krogården…) - UDSKYDES

Ad 1) Stuerne er som følgende pr. 01-06-23: Mælkevejen (Stine, Sabine og Laura), Store Bjørn
(Linda, ny pæd., medhjælper og medhjælper) og Karlsvognen (Mette, Søren og medhjælper). Der
skal fastansættes to medhjælpere og én medhjælper i Louises barselsvikariat pr. 01-06-23. De faste
pædagoger sikrer god onboarding bl.a. via mentorordning.

Ad 2) Søren har frabedt Krogårdens Børnehus studerende for nuværende.

Ad 3) Ansættelse af pædagog pr. 01-06-23. Der afholdes samtaler onsdag d. 26-04-23. Deltagere:
Søren, Linda, Mette og Anja.

Ad 4) Ansættelse af leder igang. Der er kommet gode ansøgninger. Ansættelsesudvalget består af
Linda, Mette, Søren, Lotte, Tina, Rune (VK) og Lene (VK). Der er forhåbning om at ny leder kan
starte 01-06-23.

5. Nyt fra personale
Herunder:
- Referat fra foredrag i Vejle Musikteater
- Referat fra P-møde

 

Ad 1) Hele personalegruppen har været til foredrag i Vejle Musikteater med
fokus på stille-øer og ase-mase udenfor. Forslag omkring bildæk der kan trilles
med udenfor ift. at aktivere en børnegruppe. Også fokus på særligt sensitive og
hvorledes praktiske opgaver i huset inkluderes i hverdagen og kombineres med læring.

Ad 2) Til seneste personalemøde var Bente var forbi og sige farvel. Der blev budt velkommen til
Sabine som er pædagog på Mælkevejen. Der blev talt ind i følgende emner: økonomi og normering,
sommerferie, tvivselsmåling, onboarding/mentorordning, afspadsering (der skal udarbejdes
regneark), etc. Generelt er personalet er i trivsel, dog lidt uro omkring ansættelse af ny leder.

Ad 3) Personalet oplever i stigende grad kræsenhed og manglende madmod hos børnene. Personalet
kigger ind i pædagogik og kultur omkring måltidet og inddrager forældre hvor det er relevant.

6. Generalforsamling 2023

Årets generalforsamling flyttes til august. Personale i Krogården, Vejle Kommune og
forældregruppen er orienteret. Ny dato skal findes og udkast til dagsorden udarbejdes.

Ad 1 ) Forslag om ny dato d. 23-08-23. Planlægges ved næste bestyrelsesmøde.

7. Årshjul og planlægning af møder for 2. og 3. kvartal 2023
- Herunder bl.a. planlægning af kommende arbejdsdag.

Ad 1) Følgende punkter kan indgå i årshul (Lotte laver et udkast som sendes rundt):
GF d. 23-08-23
Arbejdsdag d. 02-06-23 (forslag)
Oliere legehuse
Male skur ved vej
Sand i sandkassen
Etc.
Ture i løbet af året ud af huset og i huset (fx. tur hjem til Lotte og Mads og se
traktor)
Overvejelser omkring forældrekaffe – gerne inden 01-08-23
Bedsteforældredag
Nattøjsdag
Juletræsfest
Legetøjsdag evt.
Fødselsdage – hvornår fejres de?
Fastelavn

8. Solpolitik i Krogården (se vedhæftede bilag)

Ad 1) Godkendt. Årstal skal blot rettes til 2023.

9. Evt.

Ad 1) Information om bestyrelsen på hjemmesiden. Søren foreslår at vi med fordel kan lade os
inspirere via andre institutioners hjemmesider. Bestyrelsen laver et udkast på et eksternt møde.

Ad 2) Ref. fra møde på skolen. Fokus på samarbejde med Sneglehuset. Lotte kontakter formand for
forældrebestyrelsen. Lotte har orienteret skoleleder Dorthe omkring lederskift i Krogårdens
Børnehus. Linda er i kontakt med Dorthe omkring samtaler inden skolestart.

Ad 3) Rekruttering til bestyrelsen – overvejelser omkring hvordan der rekrutteres til bestyrelsen og
hvordan vi kan rekruttere forskellige kompetenceprofiler.

Dagsorden

Lotte (formand, mor til William K.), Maja (næstformand, mor til Caroline og Jacob), Anja (kassér, mor til
Astrid N. og Kristian N.), Tina H. (mor til Rita), Tina (mor til Ida), Linda (souschef) og Søren (konst. leder)

Afbud: Tina H, Tina C, Karina (barsel)

Referent: Anja

1. Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde den 13. april 2023 

Herunder opfølgning

Ad 1) Referat godkendt uden anmærkninger. Opfølgning ad hoc.

2. Fast punkt: Nyt fra Krogården
Herunder:
- Nyt fra ledelsen

o Konstituering af Linda som daglig leder pr. 1/6 og indtil ansættelse af ny leder pr. 1/8 –
og Søren som mentor
o Serviceydelser vs. forældreansvar (fx; skal personale inddrages i at gå børn, som
umiddelbart efter børnehave skal til gymnastik, klædt om til gymnastiktøj)
o Aula tilladelser (er eksisterende tilladelser i Aula relevante, eller bør der tilføjes nye)
- Nyt fra personale

Ad 1) Konstituering af Linda (souschef) som leder pr. 1/6-23 til 1/8-23 er meldt ud til forældregruppen.
Søren fungerer som mentor for Linda og evt. ny leder pr. 1/8-23.

Ad 2) Overvejelser omkring hvorvidt personalet skal være behjælpelige med omskiftning til sport, etc. sidst
på dagen. Umiddelbart kan forældrene ikke forvente, at personalet kan være behjælpelige med dette, da
pædagog- og medhjælpertimerne skal bruges på børn og forældre i hentesituationen. I samme omgang
overvejelser omkring hvorvidt der kan ansættes to ungearbejdere, som skal ordne køkken om eftermiddagen,
feje udenfor, etc. for at frigive pædagog- og medhjælpertimer. Søren sætter gang i en ansættelsesproces, hvor
de kan starte pr. 15/8-23 ønsket.

Ad 3) I Aula kan man ikke skrive under på om børnene må køre i privat bil ved tur ud af huset. Det vurderes
relevant at få dette i Aula, så ture ud af huset i private biler kan dyrkes mere.

Ad 4) Pedelarbejde: Søren har kontaktet Lomholt, som der er en aftale med. Lomholt
har præsenteret et årshjul de arbejder ud efter. Der bruges ca. 2 timer i ugen, hvilket
svarer til 20.000 kr. årligt cirka plus græsslåning. Dette godkendes. Ledelsen har en
”pedelbog” på kontoret hvor både medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer kan nedskrive arbejdsopgaver.
Obs. Aftalen med Lomholt kan opsiges uden varsel.

Ad 5) Der er pesonalemøde i næste uge. Medhjælpere og pædagoger inddeles i teams, hvor pædagogerne har
fokus på kernopgaven, systematikker i hverdagen, etc. Medhjælperne skal have fokus på samarbejdet med
pædagogerne. Herefter samling i plenum.

3. Fast punkt: Økonomi
Herunder:
- Normering på baggrund af den aktuelle viden om ansættelser og børnetal

Ad 1) Økonomien med de nye ansættelser er bæredygtige. Der har været ønske om, at Krogården kunne
ansætte endnu en pædagog for at frigive tid til ledelse og AKT arbejde – tages op til overvejelse igen ved
ansættelse af ny leder pr. 1/8-23. Budget anno 2023 går ca. 0 pt.

Ad 2) Mette (kontor) vil gerne deltage i bestyrelsesmøde ift. at redegøre for økonomi. Overvejelser omkring
hvorvidt man vil kunne invitere hende ca. én gang i kvartalet.

4. Ansættelser
Herunder:
- Onboarding af nye medarbejdere
- Organisering af stuerne pr. 1/8
- Ansættelse af ny leder

Ad 1) Mette onboarder Randi (Karlsvognen), Linda onboarder Pia (Store Bjørn) og Viktoria onboarder
Annika (Store Bjørn). Sabine har fået en god opstart på Mælkevejen og glæder sig til at Stine starter pr. 1/6-
23.

Ad 2) Der skal være ryk af børn fra Store Bjørn til Karlsvognen pr. 1/8-23. Linda går i dialog med Mette og
Sabine omkring fordeling af primærpædagoger for børnene. Fordeling af primærpædagoger er ikke til
forhandling.

5. Årshjul og planlægning af bestyrelsesmøder for 2023
- Drøftelse og beslutning om årshjul på baggrund af vedhæftede udkast.

Ad 1) Lotte har udarbejdet forslag til årshjul i Krogården med faste begivenheder, fx fastelavn, Lucia, etc.
Der ud over kan begivenheder som fx nattøjsdag, bedsteforældredag, etc. indsættes ad hoc. Ved næste
bestyrelsesmøde præsenteres årshjul fra personalets side i forhold til aktiviteter i børnehaven. Bestyrelsen
præsenterer årshjul for bestyrelsesarbejde.

Ad 2) Planlægning af bestyrelsesmøder fremadrettet. Bestyrelsesmøde følgende datoer: 15-06-23 kl. 17-20
og d. 09-08-23 kl. 17-19.

6. Planlægning af arbejdsdag den 2. juni
Herunder:
- Kommunikation til forældregruppen
- Planlægning/udarbejdelse af dagsorden
- Fordeling af opgaver forud for og på dage

Ad 1) Forældregruppen er inviteret til arbejdsdagen. Søren/Linda laver et nyt opslag på
Aula for at påminde. Der kommer en fysisk invitation i børnenes skab, hvor der også er
tilmelding.

Ad 2) Maja udarbejder en planche med opgaver og ligeledes liste ift. medbragte redskaber, som forældrene
udfylder i indgangen.

Ad 3) Maja søger for at der kommer sand. Daniel sørger for indkøb af træ. Maja spørger spejderne om de har
lyst til at komme og hjælpe med underholding af børn. Anja sørger for at finde forældre der kan bage kage.

7. Planlægning af generalforsamling 23. august 2023
Indledende drøftelse og nedsættelse af arbejdsgruppe til detailplanlægning

Ad 1) Arbejdsgruppe bestående af Lotte, Tina C og Anja. Der udarbejdes invitation, da generalforsamlingen
skal varsles. Indhold på dagen planlægges i samarbejde med ny leder.

8. Den nye hjemmeside
Herunder:
- Status (Linda, Mette (kontormedarbejder, Vejle Kommune og Lotte mødes den 23. maj og
arbejder med hjemmesiden)
- Input og forslag til indhold

Ad 1) Linda reviderer læreplan indtil Krogården får udarbejdet deres egen styrkede læreplan. Bestyrelsen
skal inden d. 23/5-23 også have udfærdiget skriv omkring bestyrelsesarbejdet. Der ønskes billeder af både
bestyrelse og medarbejdere på hjemmesiden.

9. Organisering og plan for læreplansarbejdet 2023/2024

Præsentation af punktet ved ledelsen og indledende drøftelse af emnet (ny leder pr. 1/8)

Ad 1) Der arbejdes med denne løbende hen over det næste år på personalemøderne. Læreplanen præsenteres
ved bestyrelsen og godkendes. Forældrene skal ligeledes have mulighed for at komme med input hertil.

10. Evt.

Ad 1) Forældrehenvendelse vedr. toiletforhold på Store Bjørn. Ledelsen sender en ansøgning til Vejle
Kommune vedr. silikonefugning af fliserne, da der trænger fugt/urin i fugerne og deraf lugtgener.

Ad 2) Forældrehenvendelse vedr. procedure for at ringe børn syge hjem. Pædagoger skal tage barnets
perspektiv og reagere på utilpashed. Der tages som udgangspunkt temperatur, men denne er kun vejledende.
Overvejelser omkring hvorvidt pædagogerne på opstartsmøder kan forventningsafstemme med forældrene
hvad de har behov for af information, da forældre ikke er ens. Forældrene har dog krav på ordentlig
kommunikation. Der arbejdes på at pædagogerne som udgangspunkt ringer hjem, så medhjælperne ikke skal
stå med denne opgave. Anja melder retur til forældrene, da hun fik henvendelsen.

 

Dagsorden

Lotte (formand, mor til William K.), Maja (næstformand, mor til Caroline og Jacob), Anja
(kasserer, mor til Astrid N. og Kristian N.), Tina H. (mor til Rita), Tina C. (mor til Ida), Linda
(konstitueret institutionsleder) og Heidi Ørkild (ny institutionsleder pr. 1/8)

Afbud: Mette Lindberg Jensen (Vejle Kommune)
Karina (på barsel)
Mangler: Medarbejderrepræsentant

 

Referent: Anja

Vores nye leder, Heidi Ørkild, deltager i bestyrelsesmødet fra kl. ca. 17.15 – hvor vi byder hende
velkommen og laver en gensidig introduktion.

 

1. Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde den 10. maj 2023 

Herunder opfølgning:
- Opfølgning på arbejdsdag
Godkendt uden anmærkninger. Referater fra bestyrelsesmøder sendes direkte til Mette (økonomi)
således hun kan uploade dem på hjemmesiden.

Ad 1) God opbakning fra forældregruppen til arbejdsdagen. 31 forældre og 31 børn deltog. Obs på
at forældre skal tage børn med og således frigive personale. Overvejelser omkring hvorvidt dette
skal tydeliggøres mere. Maja og Linda har gennemgået legepladsrapport og de vigtigste opgaver er
gjort på arbejdsdagen. Kommunen laver opfølgning på opgaver. Overvejelser omkring salg af fodboldmål. For nuværende gemmes de.

 

2. Fast punkt: Økonomi
Herunder:                        - Overblik over økonomi og ansættelser v. Linda
- Renovering af bålhus v. Linda
- Salg af maskiner v. Anja
- Drøftelse af bestyrelsens økonomi (hvad anvendes bestyrelsens midler til) v. Anja

Ad 1) Mette (økonomi) meddeler at der er balance i økonomien. Susanne (køkken) går lidt ned i tid
efter eget ønske. Der bliver istedet ansat 2 skolepiger, som kan lave eftermiddagsopgaver (rydde op
i køkken, feje garderobe, etc.) – mødetid fra 15.30-luk. Der er mødetid alle hverdage. Susanne og
Linda står for ansættelse.
Pt 15 børn på Mælkevejen. Ledelsen overvejer delt stilling mellem Store Bjørn og Mælkevejen.
Generelt ønskes overblik over børneantal på stuerne ved hvert bestyrelsesmøde.
Gennemgang af medarbejderansættelser. Der er to fastansatte og resten er i tidsbegrænsede
vikariater. Louise (barsel) er orienteret om, at stilling eventuelt ændres til børnehavestilling ved
returvenden.

Ad 2) Bålhuset er gennemgået af tømrer. Der skal skriftes ét spær samt taget. Daniel (Idas far)
kommer og kigger på bålhuset igen og vender retur ift. tilbud med tagpap og skift af spær.
Umiddelbart denne løsning der er mest optimalt. Kræver deltagelse fra et par fædre en weekend.

Ad 3) Anja og ægtefælle har ryddet op i skur og solgt maskiner for 9900,-. Anja går i dialog med
Mette (økonomi) ift. hvorledes pengene flyttes til Krogårdens konto.

Ad 4) Drøftelse af hvad bestyrelsens konto skal bruges på. Punktet tages op senere ift. at lave
retningslinjer for div. udbetalinger

3. Den nye hjemmeside Herunder:                        - Status på arbejdet med den nye hjemmeside
- Drøftelse det fortsatte arbejde

Ad 1) Hjemmesiden er opdateret i nogen omfang. Hjemmesiden opdateres løbende. Skal
koordineres med ny leder, Heidi, løbende.

Ad 2) Der skal tages nye billeder til hjemmesiden – Laura står for denne opgave.

4. Fast punkt: Nyt fra Krogården        Herunder:
- Nyt fra ledelsen
o Konstituering
o Ledelsesdækning i sommerferieperioden
- Nyt fra personale
o Referat fra seneste personalemøde

Ad 1) Lindas konstituering er aktiv pt. Linda sparer med Søren (Krystallen) ugentlig. Der er aftalt
mentorordning med Søren, når ny leder, Heidi, starter d. 01-08-23.

Ift. ledelsesdækning i sommerferien er der sendt besked ud. Søren og Lene
Vemmelund dækker ledelsesfunktionen under Lindas ferie. Linda laver
overlevering til medarbejderne inden hendes ferie.

Ad 2) Der har været afholdt p-møde. Der er ikke afholdt valg af medarbejderrepræsentant –
udskydes til efter ferien. Fokus på medarbejdernes forventer og refleksioner ud fra gruppearbejde.
Ekstra indsats omkring forældregruppen på Mælkevejen – Stine og Sabine står herfor. Ligeledes
ønske om at få udarbejdet søvnpolitik og få genbesøgt pausepolitikken. Medarbejderne ønsker den
daglige kontakt til forældre og sparring hos pædagogerne. Medhjælperne tilkendegiver, at de føler
sig inddraget og har et godt arbejdsmiljø.

5. Ansættelser  Herunder:
- Onboarding af nye medarbejdere
- Ansættelse af ungarbejdere pr. 15/8

Ad 1) Der er pædagogmøde én gang ugentligt. Indtryk af at der er etableret nogle gode teams på
stuerne. Ledelsen er konstant i dialog med medarbejderne ift. at sikre god trivsel. Der arbejdes
fortsat med fordeling af primærpædagoger – der afventes inddragelse af ny leder, Heidi, ift. at sikre
hensigtsmæssig fordeling jf. arbejdsopgaver.
Der er faste tilkaldevikarer – Julie, Julie, Anita og Majbritt.

Ad 2) Se punkt 2 Ad 1.

6. Årshjul
- Oplæg til årshjul for Krogården v. Linda
- Oplæg til årshjul for Bestyrelsen v. Lotte

Ad 1) Årshjul præsenteres og gennemgås. Der foretages enkelte justreringer ift. forældrekaffe (nyt
tiltag). Forældrekaffe afholdes 2 x årligt fra kl. 14-15.30 – afholdes stuevis. Årshjulet kan der
arbejdes med dynamisk på personalemøderne. Motionsuge/sundhedsuge sættes på i uge 41. Høstfest
flyttes til uge 39.

Ad 2) Årshjul præsenteres og gennemgås. Overvejelser omkring hvorvidt dokumentet kan oploades
i Dropbox og være justerbart den vej.
Aftales at bestyrelsen og personale afholder julefrokost seperat.

7. Planlægning af generalforsamling den 23. august 2023
- Oplæg til invitation og dagsorden v. arbejdsgruppe (Anja, Tina C. og Lotte)
- Beslutning om form og indhold på generalforsamlingen

Ad 1) Tidsrum: kl. 17-19. Arbejdsgruppen præsenterer forslag til agenda. Der afholdes
forældremøde samt generalforsamling, hvor forældrene kan møde både Heidi og pædagogerne på
stuerne. Pædagogerne fortæller om det pædagogiske arbejde og fokuspunkter på stuerne. Imellem
forældremøde og generalforsamling er der kaffe og kage (bestyrelsen bager).

Der skal vælges et medlem til bestryelsen samt en suppleant.

Ad 2) Anja laver udkast til invitation og dagsorden. Denne skal udsendes inden
skolernes ferie starter. Invitation skal både oploades i Aula og gives som fysisk seddel

8. Organisering og plan for læreplansarbejdet 2023/2024

Indledende drøftelse af arbejdet med den nye styrkede læreplan

Ad 1) Pt oploadet på hjemmesiden, som er revideret af Linda. Heidi forbereder en procesplan til
næste møde ift. hvorledes der skal arbejdes videre den pædagogiske læreplan.

9. Evt.

Dagsorden

Lotte (formand, mor til William K. og Conrad K.), Tina C. (mor til Ida), Anja (kasserer, mor til Kristian), Tina H. (mor til Rita), Michaela (mor til Laura), Natascha (suppleant, mor til Maiwand og Milaad), Mette (medarbejderrepræsentant) og Heidi (leder)

 

Afbud: Karina (på barsel)

 

Referent: Anja 

1. Velkommen til nye bestyrelsesmedlemmer – og intro til bestyrelsesarbejdet

Ad 1) Præsentation ved alle.

Ad 2) Tina C. orienterer om bestyrelsens arbejde – herunder økonomi, forældreperspektiv, forældrehenvendelser og planlægning af forskellige arrangementer. Det vurderes hensigtsmæssigt at betyrelsen deltager i kursus ved DLO ift. at skitsere ansvar, etc. mellem bestyrelse og leder. Overvejelser omkring netværk med andre betyrelser i samme situation (selvejende institutioner).

2. Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde den 9. august 2023 

Herunder kort opfølgning:

- Beslutning om indefrosne feriepenge.
- Aktivitet på Krogårdens legeplads uden for åbningstid (drøftes ved punkt 7)

Ad 1) Referat fra seneste betyrelsesmøde og generalsamlingen godkendes uden anmærkninger. Dog opfølgning på følgende:

- Af indefrosne feriepenge står større beløb plus indexering. VK kan ikke rådgive – DLO skal kontaktes ift. rådgivning omkring afhænding af disse. Der lægges nyt budget i 2024 med plan om afdrag af indefrosne feriepenge. Det vurderes ikke muligt at udbetale dele af beløbet indeværende budgetår.

3. Fast punkt: Økonomi v. Heidi

Ad 1) Større beløb udbetales til ferie og afspadsering senere i 2023. Der skal fortsat betales tillæg til forhenværende leder samt souschef året ud, hvorfor der nogle dobbeltlønninger. Det forventes at Krogårdens Børnehus kommer ud med nul eller mindre plus i budget ved årets udgang.

Ad 2) Anja har fortsat knap 10.000,- stående af Krogårdens penge på boxen. Anja kan ikke overføre disse til Krogårdens konto, da der ikke er kvittering (Anja har været i dialog med Mette). Heidi og personalet undersøger hvorledes pengene kan bruges hensigtsmæssigt.

4.
Fast punkt: Nyt fra Krogården v. Heidi/Mette
Herunder:

- Nyt fra ledelsen v. Heidi
- Nyt fra personale v. Mette

Ad 1) Susanne skal opereres i uge 46 og er sygemeldt i én uge – Heidi og Susanne planlægger ugens menú således medarbejdere skal bruge minimale ressourcer på mad denne uge. Anbefalt af betyrelsen at det meldes til forældregruppen via Aula, at menúen kan være anderledes denne uge. Heidi ønsker at arbejde med fysiske læringsmiljøer. Heidi er i dialog med forhenværende arbejde ift. overtage inventar ved lukning til sommer 2024.

Ad 2) Personalet arbejder med netop igangsatte ugeplaner. Personalet er glade for ugeplanerne, men mangler rutiner ift. udfærdige dem – dette under løbende udvikling. Ved sygdom kan aktiviteter rykkes rundt. Forældregruppen er glade for ugeplanerne. Der ønskes pædagogisk dag hvor Krogården kan lukke før tid. Fuld opbakning fra bestyrelsen hertil. Heidi undersøger hvor lang tid før der skal varsles til forældregruppen.

5.
Personale og ansættelser v. Heidi
Herunder:

- Ansættelse af fast pædagog til Store Bjørn – i opslag fra uge 36
- Konstituering af Mette som souschef – hvordan går det?
- Ungarbejdere – hvordan går det?

Ad 1) Stillingsopslag oppe. Der er kommet flere ansøgninger og ansættelsesudvalget (Tina C. Heidi, Mette og Pia) sætter sig sammen i næste uge og kigger ansøgninger. Der er ansøgningsfrist d. 25-09-23.

Ad 2) Konstituering af Mette sker pr. 01-10-23. Heidi og Mette laver sammen en plan omkring opgave- og kontaktfordeling.

Ad 3) Kun gode erfaringer med ungarbejderne. Eftermiddagen opleves lettere for medarbejderne, når ungarbejderne klarer opvasken/oprydning om eftermiddagen. Hermed mulighed for at være tæt på børn og forældre i eftermiddagstimerne.

6.
Evaluering af forældremøde og generalforsamling 

Ad 1) Heidi oplevede positive tilkendegivelser på aftenens indhold og hendes ansættelse som leder. Bestyrelsen oplevede god opbakning, fine oplæg og gode spørgsmål fra forældregruppen. Obs på fremover at GF ikke planlægges samme dato som andre arrangementer på fx skolen. Heidi koordinerer med skolen fremadrettet.

 

7.
Aktivitet på Krogårdens legeplads uden for åbningstid – fortsat/opfølgning v. Heidi

Ad 1) Problem er fortsat aktuelt. Legepladsen skal være åben – der må således ikke skiltes med ”adgang forbudt”. Der skrives opslag af bestyrelsen på facebook i bygruppen. Anja udformer forslag som godkendes ved bestyrelsen inden opload. Der laves skiltning med appel til adfærd på pladsen – dette er ledelsen ansvarlig for.

8. Evt.

Ad 1) Heidi konsulterer Mette (kontor) ift. tavshedserklæring i bestyrelsen. Bestyrelsen har tidligere skrevet under, men dokument figurerer ikke i dropboxen.

Ad 2) Der er høstfest d. 28-09-23 med forældredeltagelse. Planlagt forældrekaffe d. 04-10-23 aflyses, da det er for tæt på høstfesten.

Ad 3) Dato for kommende bestyrelsesmøder: d. 24-10-23 kl. 17.00-19.00 (planlægning af juletræsfest d. 10-12-23 kan fortsættes bagefter hos et af bestyrelsesmedlemmerne) og d. 23-11-23 kl. 17.00-19.00.

 

Dagsorden

Lotte (formand, mor til William K. og Conrad K.), Tina C. (mor til Ida), Anja (kasserer, mor til Kristian), Tina H. (mor til Rita), Michaela (mor til Laura), Natascha (suppleant, mor til Maiwand og Milaad), Mette (medarbejderrepræsentant) og Heidi (leder).

 

Afbud: Karina (på barsel)

Referent: Anja

 

1. Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde den 14. september 2023 (bilag vedhæftet)

Opfølgning herunder.

Ad 1) Fastansættelse af Randi ændres – stillingen skal slås op jf. VKs regler herfor. Randi opfordres naturligvis til at søge den, da Randi ønskes fastansat i Krogårdens Børnehus.
Godkendt referat på nær ovenstående. Revideret referat sendes til Heidi og Mette – Heidi sender ud til forældre via Aula herefter. Arbejdsgang ændres så forgående og godkendte referat udsendes.

2.  Økonomi v. Heidi

Ad 1) Forventet at Krogårdens Børnehus kommer ud af året med 0,-.

Ad 2) Der kommer en besparelse i år 2024. Krogårdens Børnehus administrerer selv besparelsen. VK anbefaler, at der kigges ind i en besparelse energimæssigt. Budget for 2024 sættes forventeligt medio december 2023.

3. Nyt fra Krogården v. Heidi/Mette

Herunder:
- Nyt fra ledelsen v. Heidi Herunder personalesituationen i Krogården

- Nyt fra personale v. Mette

Ad 1) Souschefstilling er opslået d.d. Stilling til besætning i køkkenet slås op snarest. Der er krav om at kommende medarbejder i køkkenet har en kostfaglig uddannelse. Nuværende stilling er på 25 køkkentimer 5 pædagogtimer. Opslaget laves fleksibelt i dette timeomfang. Stillingen ønskes besat hurtigst muligt. Lotte deltager i ansættelse af souschef og Tina C. deltager i ansættelse af køkkenmedarbejder.

Ad 2) Mette orienterer om at personalet er presset grundet opsigelser i medarbejdergruppen samt sygdom i gruppen. Heidi er i dialog med Jette Hummel (pædagogisk konsulent) og Rikke (HR) ift. at understøtte trivsel og udvikling blandt personalegruppen.

4. Tilbagemelding på uanmeldt tilsyn i Krogården

Den 9. oktober lavede Vejle Kommune uanmeldt tilsyn i Krogården (på baggrund af forespørgsel fra bestyrelsen i starten af året). Den 24. oktober om eftermiddagen får vi tilbagemelding på tilsynet (læringsfeedback) fra tilsynsførende/Vejle Kommune. Lotte deltager sammen med Heidi på mødet.

Ad 1) Lotte og Heidi har fået tilbagemelding på tilsyn d.d. Heidi præsenterer resultat fra tilsyn bestyrelsen og personalegruppen orienteres de kommende dage. Tilsynsrapporten bliver tilgængelig på hjemmesiden og på Aula, hvor forældregruppen kan læse den.

5. Aktivitet på Krogårdens legeplads uden for åbningstid

Beslutning om videre handling.

Ad 1) Der er tilladelse til at sætte kamera op. Problemet er mindre nu grundet efteråret. Det vurderes hensigtsmæssigt, at der pr. 01-03-24 er skilt og evt. kamera klar.

6. Planlægning af Juletræsfest i Smidstruphallen den 10. december 2023

Herunder nedsættelse af arbejdsgruppe.

Ad 1) Michaela og Tina H. står for overordnede det arrangement med sparring fra Karina, som er på barsel. Tina H. undersøger hvorledes tilladelse til lotteri indhentes. Alle i bestyrelsen er ansvarlig for at indhente sponsorgaver. Anja opretter dokument i dropboxen, hvor sponsorarter nedskrives. Anja er ansvarlig for indkøb ved Lars i Brugsen.

7. Evt.

Ad 1) Overvejelser omkring nedsættelse af aktivitetsudvalg, der kan stå for aktiviteter. Hensigten er at indsamle penge til fx personalepleje, busture, etc. Tages op på bestyrelsesmøde primo 2024. Michaela vil gerne være en del af aktivitetsudvalget.

Ad 2) Der er udfyldt tavshedserklæringer. Anja indscanner disse til dropbox og sender Mette (kontor).